CONSIDERACIONES PARA LA ELECCIÓN DE UN SOFTWARE DE GOBIERNO CORPORATIVO

El funcionamiento seguro de los órganos de gobierno es prioritario para las entidades.

Los responsables de estas son los garantes de implantar las mejores prácticas de gobernanza y de crear un espacio de trabajo confidencial y común a los miembros y gestores de los órganos.

La posibilidad de simplificar y agilizar las tareas asociadas a la participación y la gestión/control de los mismos apoya la creación de valor a la estrategia de la entidad

El software para las reuniones de los Consejos de Administración y Juntas Directivas debe facilitar el acceso seguro a la documentación de las reuniones.

Adicionalmente ayudará a demostrar, en caso necesario, su actuación diligente y alineada con las exigencias regulatorias y los procesos definidos internamente.

 

Estas son claves para la correcta elección del software de gestión de los órganos de gobierno:

 

1. Máxima seguridad

Los ciberataques constituyen una de las mayores preocupaciones.

En los últimos años han aumentado progresivamente y pueden alcanzar a todo tipo de información confidencial y altamente estratégica (datos financieros, planes de negocio).

Las organizaciones tienen la obligación de implantar la estrategia de seguridad.

Para valorar la herramienta de gestión adecuada es necesario tener en consideración los siguientes puntos:

  1. Nivel de seguridad de la infraestructura utilizada: Soporte/utilización de una infraestructura tecnológica robusta y segura, respaldada con las certificaciones de seguridad más exigentes.
  2. El software debe someterse auditorías periódicas de seguridad por equipos especializados, que garanticen el cumplimiento de las recomendaciones de seguridad internacionales en esta materia.
  3. La conectividad: Utilización de conexiones cifradas con algoritmos robustos.

 

2.    Confidencialidad

La información relativa a la gestión y documentación de los órganos de gobierno es la información más confidencial y sensitiva de la entidad.

Para entidades que así lo requieran, la custodia de dicha información debe residir enteramente en la organización.

Es imprescindible que la herramienta permita que ningún tercero (incluida la gestora del software), pueda acceder a la misma.

 

3.    Facilidad y usabilidad

La herramienta debe ser intuitiva, adaptada a las condiciones de trabajo de los consejeros/directores, debe facilitar el trabajo y ayudar a mejorar el control por parte de los gestores

Los miembros de los Consejos y Juntas Directivas necesitan optimizar el tiempo: la incorporación de una nueva herramienta debe ser prácticamente automática, sin necesidad de entrenamiento específico y de conocimientos técnicos.

La función del software de gestión debe ser eliminar complejidad en la organización y facilitar el trabajo de aquellos consejeros que pertenecen a varias Empresas u órganos.

Poder acceder fácilmente a la información unificada en una solo herramienta, simplifica la participación en las reuniones.

 

4.    Acceso a la información (On line y off line)

La información se debe compartir en tiempo y forma.

La correcta ejecución de esto posibilita la preparación de los consejos permitiendo que los mismos sean productivos dedicándolos al debate, y evitando perder tiempo en, simplemente, compartir información.

La accesibilidad on line a través de distintas plataformas, junto a la posibilidad de tener la información disponible offline en la tableta es un valor relevante para los consejeros.

El acceso continua a la documentación facilita la adecuada preparación de las reuniones de los consejos y juntas directivas.

 

5.    Protección a través de un sistema de trazabilidad

La ley impone a los consejeros-administradores el deber de diligencia y lealtad.

La obligación de diligencia se refiere al cumplimiento de los deberes impuestos por la ley, los estatutos y las normas internas de la sociedad.

La trazabilidad de las acciones además de permitir el control del funcionamiento a secretarios y presidentes, es una herramienta de protección para los consejeros y directivos

Un adecuado sistema de trazabilidad garantiza la prueba de la diligencia debida. Un mero sistema repositorio de información, no cubre esta necesidad de protección.

 

6.    Adaptabilidad y adecuación: instalación de la herramienta dónde y cómo la entidad decida

Las necesidades de cada entidad varían en términos de cómo y dónde prefieren tener a herramienta instalada.

Hay ciertos tipos de entidades, como las financieras, que tienen obligaciones específicas en relación a dónde pueden o no custodiar la información.

Es el cliente quien debe decidir cómo quiere acceder a la herramienta, con un sistema SaaS, en un determinado servidor o si lo que realmente requiere es una integración con sus propios sistemas de información y gestión.

 

7.    Autonomía

Los consejos de administración y juntas directivas experimentan una evolución natural: la composición del consejo y de los miembros que la conforman varían a lo largo del tiempo

Para la puesta en marcha es imprescindible el apoyo por parte del equipo que gestiona la herramienta. Ello proporciona seguridad en una buena implantación, y entrenamiento suficiente a la persona o el equipo que se encargarán de la gestión.

Una vez instalada, poseer total autonomía a la hora de configurarlo y hacer los cambios oportunos proporciona rapidez y facilidad en la gestión al no tener que estar dependiendo de un tercer

 

8.    Soporte

Para necesidades puntuales, los usuarios de la herramienta de gestión de órganos de gobierno deben contar con apoyo local y cercano.

La atención que el miembro del Consejo necesite deber ser permanente, personalizada y en el idioma de trabajo.

 

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